by

Cara Mengelola Dokumen Di Era Digital

-Tips-46 views


Foto by Wesley Tingey  on unsplash

Belakangan ini perkembangan dunia teknologi sudah sangat pesat dan sudah begitu terasa dampaknya bagi kita semua. Maka dengan ini juga akan pasti mempengaruhi beberapa perilaku dari manusia itu sendiri.

Saat ini sudah ada kecenderungan setiap orang untuk lebih lekat dengan barang elektronik, seperti smartphone dan komputer. Kedua jenis barang tersebut melalui sistem digital mampu mengadopsi beberapa fungsi barang lainnya, seperti telepon, surat, kamera, perekam, percetakan, radio, alat musik dan lain sebagainya.

Menggunakan alat-alat tersebut membuat manusia tidak terbatas untuk menembus ruang dunia yang luas dan membuat mereka tidak terisolir dari dunia. Sehingga perubahan berdampak pada ketergantungan dan sudah menjadi bagian dari kebutuhan hidup.

Jadi sangat penting untuk anda memahami cara mengelola dokumen di era digital. Arsip kuno yang memiliki informasi sejarah atau nilai lain dan mengandung keunikan yang sangat menarik dapat disajikan dan diakses melalui media elektronik.

Dengan memungkinkan akses yang lebih luas, diharapkan arsip sebagai bukti yang mampu berbicara tentang fakta dan peristiwa sejarah serta dapat memberikan makna dan manfaat yang lebih besar bagi kehidupan manusia.

Arsip elektronik dibuat melalui proses digitalisasi arsip konvensional dimana proses ini memerlukan tahapan sebagai berikut:

Tahapan pengumpulan bahan

Arsip yang dipilih untuk disajikan adalah dengan mempertimbangkan penggunaan arsip dimana arsip yang sering dicari oleh pengguna menjadi prioritas utama, kemudian arsip yang sudah rapuh atau rusak segera, untuk dirawat atau dilindungi. Ini sangat penting di lakukan agar cara mengelola dokumen di era digital tetap pada aturannya.

Pertimbangan arsip yang rapuh diutamakan dilayani sehingga selain sebagai fungsi pelayanan juga merupakan fungsi proteksi. Pertimbangan selanjutnya adalah dari segi informasi, semakin penting informasi yang terkandung dalam arsip maka arsip menjadi prioritas untuk segera disajikan.

Tahapan Pindai

Tahap pemindaian di mana jenis arsip konvensional jenis tekstual dan foto dipindai dengan menggunakan pemindai yaitu pemindai. Proses pemindaian dilakukan dengan hasil yang disesuaikan dengan format TIFF, yaitu format gambar tanpa kompresi dan resolusi 600dpi untuk perlindungan arsip.

Tahapan Manipulasi

Tahapan penyesuaian arsip elektronik agar nantinya dapat digunakan dalam aplikasi dengan baik. Karena file hasil digitalisasi sangat besar dan memiliki format TIFF, pada tahap ini diubah ke dalam format pdf dan ukuran resolusi dikurangi menjadi 25% dari aslinya.

Tahapan Entri Data

Setelah beberapa data di modifikasi agar sesuai maka untuk tahap selanjutnya adalah tahapan entri data yang mana ini bertujuan untuk mengubah data yang berupa kertas menjadi arsip digital yang bisa di gunakan kapan saja dan di mana saja.

Tahapan Pengeditan dan Koreksi

Tahap terakhir, pada tahap ini selain koreksi pengetikan uraian arsip, juga dilakukan koreksi apakah data uraian arsip yang dimasukkan sudah sesuai dengan arsip elektronik. Apabila pengetikan dan kesesuaian data tidak benar maka akan segera dilakukan editing, yang diharapkan dari proses koreksi dan penyuntingan tidak terjadi kesalahan teknis dalam hal pengetikan dan kesesuaian data.

Akses Arsip Digital

Di internet, terlihat ada beberapa area yang membuka situs web untuk kegiatan pengarsipan sebagai jalur akses. Pada bidang ini tidak ada ketentuan yang mewajibkan setiap daerah untuk membuka situs web, sehingga tidak semua daerah memiliki situs web arsip. Sehingga harus di pahami cara mengelola dokumen di era digital untuk kalangan masyarakat.

Apalagi sistem ini hanya untuk menunjang kegiatan kearsipan dan itu semua tergantung kemampuan daerah yang bersangkutan dan apresiasinya terhadap kearsipan. Yang lebih ironis lagi, mereka yang telah membuka web site namun pengelolaan fisik arsipnya belum terlaksana dengan baik sehingga pengisian data base tidak dapat dilakukan.

Meskipun belum ada regulasi yang mewajibkan daerah untuk membuka situs web, namun karena perkembangan teknologi dan perubahan perilaku manusia, tren ke depan akan menarik setiap daerah untuk mengikuti kemajuan teknologi. Untuk itu, kesadaran di setiap daerah harus muncul untuk melakukan pengelolaan fisik kearsipannya dengan yang terbaik mulai dari sekarang.

Untuk wilayah yang sudah memiliki access point di internet, arsip bisa diketahui dan dikenali dari segala penjuru. Beberapa bahkan dapat melakukan transaksi melalui saluran ini. Dari sisi negatifnya, pembukaan access point di internet juga dapat menjadi ancaman bagi kejahatan dunia maya seperti pencurian atau perusakan dokumen. Oleh karena itu, situs web harus dilengkapi dengan keamanan dan perlindungan.

Nah itulah beberapa info tentang cara mengelola dokumen di era digital yang bisa anda manfaatkan untuk saat ini agar pengelolaan data bisa lebih mudah dan aman.

Comment

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *